Future Energy - Energia Przyszłości - Dokumenty zagraniczne

W działalności osób fizycznych oraz prowadzących przedsiębiorstwa coraz częściej pojawiają się dokumenty zagraniczne związane z transakcjami dokonywanymi z kontrahentami z zagranicy.

Są to pełnomocnictwa, odpisy z rejestrów, zaświadczenia, umowy handlowe i inne. Niedoświadczeni w zakresie powinni poszukać porady w kancelariach prawnych ponieważ regulacje dotyczące dokumentów zagranicznych nie należą do prostych. Jednym z pierwszych problemów jest właściwa dla danego dokumentu forma, między innymi postać aktu notarialnego. Nie zawsze notariat występuje za granicą w takiej postaci jak w Polsce, co może przysparzać wielu problemów na etapie tworzenia dokumentu i  korzystania z niego. W USA czy w Szwecji nie ma notariuszy w rozumieniu polskiego prawodawstwa. W takiej sytuacji w Polsce dopuszczony do obrotu może być dokument z podpisem notarialnie poświadczonym (skoro nie ma formy aktu notarialnego), gdyż jest to najbardziej szczególna forma, w jakiej może być on sporządzony. Często za granicą forma aktu notarialnego w istocie sprowadza się do tego co w Polsce jest dokumentem z podpisem notarialnie poświadczonym, więc gdy niezbędny jest akt notarialny musimy to wyraźnie wyartykułować.
Drugim zagadnieniem wymagającym uwagi jest treść dokumentu. Za granicą inna jest wymagana treść niż w Polsce, inna jest też tradycja pisania dokumentów. Częstym i koniecznym zapisem w pełnomocnictwie do założenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest klauzula uprawniająca pełnomocnika do objęcia udziałów nowopowstałej spółki. W wielu krajach samo objęcie w posiadanie jako instytucja wcale nie występuje. Zlecając sporządzenie takiego pełnomocnictwa trzeba taki punkt przewidzieć, stąd pomoc polskiego prawnika w podobnych sytuacjach pomaga uniknąć problemów w przyszłości.
Z kolei w dokumentach związanych z nieruchomościami  (umowy nabycia i zbycia) należy pamiętać o tym aby pełnomocnictwo i warunki umowne były na tyle szczegółowe, by nie nasuwały wątpliwości. Istotne są szczególnie o precyzyjne wskazanie w dokumencie pełnomocnictwa cech nieruchomości, jej numerów (w tym numerów działek ksiąg wieczystych), ale taż ceny i terminów zapłaty oraz tych warunków dodatkowych, które przy danej transakcji są istotne.
W sytuacji, gdy stroną transakcji jest osoba prawna trzeba przygotować dokumenty wewnętrzne związane z transakcją i do jej przeprowadzenia nieodzowne. Muszą być więc przygotowane uchwały organów spółki dotyczące rozporządzenia prawem do nieruchomości, ponieważ brak takiej zgody w odpowiedniej formie może skutkować nieważnością umowy, gdy prawo danego państwa wymaga stosownej uchwały. 
Kolejne różnice mogą powstawać w związku z odpisami z różnego rodzaju rejestrów potwierdzających istnienie i prawa do działania osób prawnych. Są kraje, których ustawodawstwo nie wymaga określenia sposobu reprezentacji spółki czy innego podmiotu prawnego, a same nazwy organów zarządzających takimi podmiotami różnią się od polskich. Akty prawne danego państwa lub statuty osób prawnych wskazują kto ma uprawnienia do reprezentowania danego przedsiębiorcy. Przed zawarciem umowy konieczne jest zweryfikowanie kto i w jakiej formie prawnej ma prawo reprezentować podmiot.
Dokumenty zagraniczne w różny sposób wymagają legalizacji. W tych krajach, które są stronami konwencji haskiej o apostille, dokument musi być opatrzony apostille, która jest w istocie pieczęcią potwierdzającą podpisy jakie zostały na tym dokumencie złożone. Konwencja haska stanowi, jaki organ w danym kraju udziela apostille, stanowi ona także, że nie można żądać innego niż apostille poświadczenia dokumentu, więc dokument zaopatrzony w aposille nie wymaga żadnych innych poświadczeń. Jeśli kontrahentem jest osoba z kraju, który nie ratyfikował konwencji haskiej legalizacji dokonuje polski konsul, który nadaje klauzulę o zgodności tego dokumentu z prawem kraju, w jakim został  sporządzony. Wobec tego należy ustalić z konsulem jak przygotować dokument aby mógł on zostać zalegalizowany.
Oczywistym jest, że wszelkie dokumenty zagraniczne musza być tłumaczone na język polski przez polskiego tłumacza przysięgłego. W Polsce jest wielu znakomitych tłumaczy, jednak dobrze korzystać tych naprawdę znających specyfikę prawa by nie narazić się na niedokładne tłumaczenie, co w przyszłości może być przyczyną problemów. 

Rozwiązania

Zobacz co mozemy zaoferować

Już wkrótce

Badania

Zapoznaj się z wynikami badań.

Czytaj więcej...

Informacje techniczne

Sprawdź parametry techniczne

Już wkrótce...

© 2012-2015 Future Energy sp. z o.o.
wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań-Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000379210, z siedzibą w Poznaniu (61-131), ul. Katowicka 11 /U29. NIP: 7831662724, REGON: 301535188